Seguimos conociendo más sobre los procesos que forman parte de nuestro Sistema de Gestión de Calidad y uno de gran valor es la Gestión de Presupuestos. Les contaremos sobre su función, las principales etapas y, por supuesto, nuestras recomendaciones y buenas prácticas.
De manera general, podría definirse presupuesto como una predicción de los costos de una obra. El objetivo sería que la predicción sea lo más exacta posible, tomando en cuenta aspectos como la planificación de las actividades a desarrollar durante la ejecución del proyecto.
En el mundo de la construcción existen varios tipos de presupuestos. Mencionaremos dos tipos clasificados por el nivel de avance del diseño: al primer tipo de presupuesto se le conoce como estimado, está basado en diseños conceptuales y es usado principalmente para análisis de factibilidad. El segundo tipo es conocido como presupuesto de obra, calculado con planos desarrollados, y es usado como base para la construcción.
Para lograr un presupuesto estimado, Mar Azul se apoya en su experiencia con proyectos similares y en su base de datos de costos reales de estos proyectos, lo que permite establecer costos por m2 por cada disciplina con características definidas. Usando estos datos se llega a una cifra objetiva basada en rangos del costo total de la obra y se definen los ítems de mayor riesgo.
Para el presupuesto de obra, Mar Azul se apoya igualmente en su base de datos de costos reales de proyectos similares y, además, en consultorías con empresas y proveedores con los que se tiene una buena relación comercial, logrando un presupuesto más exacto que el estimado. Pero este sería solo el primer paso, ya que este presupuesto es solo una referencia para un proceso de licitación y solicitud de cotizaciones, donde el presupuesto de referencia es un punto clave para la negociación, revisión de propuestas e implementación de ingenierías de valor. Luego de todo este proceso se obtendría el presupuesto base para el inicio de la construcción.
Para Mar Azul, las tres mejores prácticas o recomendaciones que podemos citar para elaborar un presupuesto, las resumimos en:
→ Herramientas claves, como lo es un recurso humano con experiencia, para nosotros una de nuestras mayores fortalezas, así como un apoyo tecnológico a través de un software adecuado para el cálculo del presupuesto y por supuesto contar con los planos aprobados y lo más completo posible. En Mar Azul, nos apoyamos de las mejores herramientas y software del mercado como lo son Procore y Esticom, lo que nos permite mantener una trazabilidad de las cuantificaciones en todo el proceso de revisión de presupuesto y permear mejor la información entre todos los involucrados. El uso de estas herramientas además brinda la flexibilidad de cambiar los criterios de cuantificación (tipos de materiales, dimensiones, entre otros) de una manera fácil, ahorrando tiempo y reprocesos.
→ Incluir referencias claras, tanto para las cantidades como los precios unitarios con el objetivo de tener siempre la trazabilidad y fundamento del origen. También, contar con proveedores de confianza de los cuales podamos apoyarnos para validar estimados y valores de mercado en tiempo real.
→ Organización, mediante el establecimiento del alcance, la planificación de las actividades, y realizar reuniones de homologación, tanto con el equipo asignado como con el cliente, para conocer sus expectativas con respecto al proyecto, ya que en muchos casos existen rubros especiales que los clientes realizan especial selección; todo esto con la finalidad de aclarar las dudas que puedan surgir, evitar confusiones y mantener el mismo enfoque en todas las etapas.
Finalmente, es importante comprender que todo presupuesto se basa en los documentos e información que suministran tanto el cliente como el diseñador y, definitivamente, entre más avanzado el desarrollo de diseño tendremos un mayor nivel de definición del mismo y podremos afinar el rango de incertidumbre del estimado del presupuesto. Sin embargo, en la práctica es crucial, sino invaluable, poder contar con un estimado desde el inicio. Partiendo de nuestra experiencia y referencias de proyectos que hemos administrado anteriormente, podemos evaluar y comparar para afinar el grado de certeza de las estimaciones por lo que nuestra principal recomendación es una revisión interactiva de todas las etapas, para garantizar que se cumpla con los parámetros de costo establecidos para el proyecto y se sigan las recomendaciones de nuestra ingeniería de valor.
Excelente artículo, continuemos con la gestión de estimaciones utilizando los software que nos permite mantener una trazabilidad del proceso.