Gestión de costos

Iniciemos con qué es, o qué hace la gestión de costos. En conceptos generales, es un análisis y evaluación que se realiza para la ejecución de un proyecto, con el objetivo de mantener los costos o gastos dentro de un presupuesto previamente establecido.

La gestión de costos forma parte fundamental de todo proyecto de construcción para asegurar su buena marcha y su correcta finalización.

El llevar el control de una obra se puede tornar muy complejo, y dentro de la misma, la gestión de costos permite determinar la viabilidad económica del proyecto, así como la menor o mayor necesidad de financiación y, sobre todo, la existencia de riesgos o beneficios.

La importancia de la gestión de costos radica en contemplar todos los aspectos del proyecto; desde la planificación y estimación hasta presupuestar y controlar los costos asociados. La estructura se basa principalmente en lo siguiente: planificación, supervisión, administración de recursos / tiempo y seguimiento. Por lo que podemos decir que se compone de los siguientes aspectos básicos:

→ Planificación de recursos: estableciendo el EDT del proyecto (Estructura de Desglose de Trabajo);
→ Planificación de objetivos: determinando los recursos para cada actividad a realizar;
→ Estimación de costos: incluyendo el alcance y los resultados a obtener;
→ Presupuesto: determinando las fases o etapas del proyecto y asignando los costos a cada uno de ellos; y
→ Seguimiento o control de costos: estableciendo los indicadores o parámetros de medición o seguimiento.

Un mal manejo de los costos puede traer situaciones adversas a la obra; he aquí cinco situaciones que pueden generarse debido a una mala gestión:

→ Costos adicionales que influyen negativamente en la ejecución de la obra;
→ Extensiones de tiempo o atrasos que aumentan el costo del proyecto;
→ Pérdida de confianza del cliente o potenciales clientes;
→ Hitos perdidos; y
→ Pérdidas económicas en el proyecto.

Dado lo delicado de esta gestión, es de vital importancia el involucramiento de todas las partes, ya que todo el recurso humano del proyecto se ve involucrado de una forma u otra en la gestión de costos. Aunque el personal administrativo (gerente y analistas), está más implicado al darle seguimiento a los costos generados por los contratos, las órdenes de cambio y los trabajos adicionales,  los Inspectores Técnicos de Obra e Ingenieros de Proyecto también contribuyen al verificar que lo contratado sea lo ejecutado, tanto en costo como en tiempo.

En Mar Azul contamos con herramientas digitales que ayudan con la correcta gestión de costos ya que permiten el acceso e intercambio de la información en todo momento. Además del trabajo minucioso y orientado a calidad de todo el equipo involucrado, contamos con la plataforma PROCORE y sus herramientas (presupuestos, contratos, órdenes de cambio, entre otras). 

Para culminar, podemos recomendar tres buenas prácticas para llevar una adecuada gestión de costos: planificación y estimación lo más detallada posible, establecer los parámetros para el seguimiento del presupuesto y control de costos incluyendo los cambios realizados durante la ejecución de la obra. Todo esto acompañado de un correcto registro en cada etapa.

Recordemos que una buena gestión de costos puede garantizar la culminación de la obra dentro de los márgenes esperados y evitar pérdidas que afecten tiempo, calidad y, por supuesto, el costo de la misma.